KSeF w Twojej firmie: najważniejsze zmiany
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Przygotowaliśmy instrukcję, która pomoże Państwu odnaleźć się w nowych przepisach i usprawni naszą współpracę. Aby nasze biuro mogło sprawnie i bezbłędnie rozliczać Państwa firmę, prosimy o stosowanie się do poniższych zasad:
1. Nadanie uprawnień (Kluczowy krok)
Abyśmy mogli pobierać Państwa faktury bezpośrednio z serwerów Ministerstwa Finansów, musimy posiadać odpowiednie uprawnienia. Instrukcję nadania uprawnień otrzymali Państwo mailem z dnia 17.01.2026 r.
2. Gdzie wystawiać i odbierać faktury? (Opcje po 1 lutego)
Po pełnym wdrożeniu systemu (1 lutego 2026 r.), mają Państwo do wyboru trzy główne drogi obsługi faktur:
- Panel Klienta (z modułem wystawiania faktur): Istnieje możliwość rozszerzenia zakresu współpracy poprzez odpłatne uruchomienie usługi w systemie Biura. W ramach tej platformy mogą Państwo w sposób prosty i bezpieczny wystawiać oraz odbierać faktury, mając pewność, że trafią one bezpośrednio do księgowania.
- Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF: Oficjalne narzędzie Ministerstwa Finansów (dostępne na podatki.gov.pl). Logowanie wymaga Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Na urządzenia mobilne występuje również wersja mobilna do pobrania w sklepach Google Play (Android) oraz App Store (iOS).
- Własny program sprzedażowy: Jeśli korzystają Państwo z zewnętrznego oprogramowania, prosimy o upewnienie się, że posiada ono aktywną integrację z systemem KSeF.
Ważne: Od 1 lutego 2026 r. faktura wystawiona poza systemem KSeF (np. tylko w PDF lub na papierze) – poza ściśle określonymi wyjątkami i awariami – nie jest uznawana za fakturę w świetle prawa podatkowego.
3. Jak przekazywać dokumenty?
- Faktury w KSeF: Jeżeli nadadzą nam Państwo uprawnienia, będziemy pobierać je automatycznie. Potwierdzenie kompletu dokumentów za dany miesiąc należy przesłać do nas do 5. dnia kolejnego miesiąca. Przedmiotową funkcjonalność umożliwia Panel Klienta.
- Dokumenty POZA KSeF: Wszystkie dokumenty, których system nie obsługuje (np. faktury zagraniczne, polisy, dokumenty celne, faktury od podmiotów zwolnionych, które nie korzystają z KSeF), należy dostarczać do Biura tak jak dotychczas (w formie papierowej lub elektronicznej).
4. Twoja odpowiedzialność za treść
- Weryfikacja kontrahentów: Faktura od dostawcy pojawia się w systemie automatycznie. Państwa obowiązkiem jest sprawdzić, czy dokument jest poprawny.
- Błędy merytoryczne: Biuro nie odpowiada za błędy w fakturach (Państwa lub kontrahentów). W przypadku wykrycia błędnej faktury w systemie, prosimy o natychmiastową informację, abyśmy mogli zareagować przed rozliczeniem podatkowym. W Panelu Klienta można oznaczać dokumenty, których nie należy uwzględniać w rozliczeniu.
5. Opisywanie wydatków (obowiązkowe)
System KSeF nie informuje nas, na co wydali Państwo pieniądze. Przy fakturach kosztowych prosimy o podanie:
- Kategorii: (np. towar handlowy, koszt ogólny, inwestycja).
- Danych pojazdu: (numer rejestracyjny pojazdu, którego dotyczy wydatek).
Przedmiotową funkcjonalność udostępnia Panel Klienta. Jeśli nie korzystasz z Panelu Klienta, opisywanie faktur należy przesłać do nas zbiorczo drogą mailową do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.
UWAGA: W przypadku braku opisu, Biuro zaksięguje dokument według najlepszej wiedzy, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną błędną klasyfikację podatkową.
6. Tryb awaryjny
W przypadku awarii systemu KSeF (brak możliwości wystawienia faktury):
- Wystawiają Państwo fakturę w trybie „offline” (poza systemem).
- Taka faktura musi trafić do KSeF w terminie 7 dni od usunięcia awarii.
- Prosimy o niezwłoczne przesłanie nam kopii takiej faktury (np. PDF), abyśmy wiedzieli o transakcji.
