To nie moja faktura w KSeF!

CO ZROBIĆ, GDY W KSEF POJAWI SIĘ FAKTURA WYSTAWIONA NA TWOJE DANE, KTÓREJ NIGDY NIE WYSTAWIŁEŚ?

Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zyskają dostęp do wszystkich wystawionych na nich dokumentów. A to oznacza również, że możesz zauważyć w systemie fakturę wystawioną na Twoje dane, której nigdy nie zamawiałeś i z którą nie masz nic wspólnego.

Co zrobić w takich sytuacjach?

Na pewno nie należy panikować. Możliwe są dwa scenariusze. Wyjaśniamy, jak się zachować w przypadku, gdy ktoś błędnie lub z zamiarem oszustwa wystawi fakturę VAT na dane Twojej firmy.

1. Błędnie wystawiona faktura – czyli zwykła pomyłka

Najczęściej winna jest ludzka pomyłka: ktoś błędnie wpisał NIP, system podpowiedział niewłaściwe dane albo pracownik pomylił kontrahenta.

Co wtedy?

•             kontaktujesz się z firmą, która wystawiła fakturę,

•             wyjaśniasz sytuację,

•             wystawca wystawia korektę do zera.

To koniec tematu — taka faktura nie powoduje żadnych konsekwencji podatkowych, o ile została szybko skorygowana.

Inaczej sytuacja wygląda jednak w momencie, gdy ktoś celowo wystawia fakturę na Twoje dane w zamiarze oszustwa. Co zrobić w takiej sytuacji?

2. Faktura scamowa – czyli próba oszustwa

Może zdarzyć się, że:

•             nie możesz zidentyfikować firmy, która wystawiła dokument,

•             podejrzewasz oszustwo (np. ktoś umyślnie podał NIP Twojej firmy),

•             dane na fakturze wyglądają podejrzanie.

W takiej sytuacji Ministerstwo Finansów przewidziało nowe funkcje KSeF, których uruchomienie przewidywane jest na początku 2026 roku, już po pełnym wdrożeniu KSeF (obecnie funkcjonalność nie jest dostępna):

•             zgłoszenie faktury scamowej,

•             ukrycie podejrzanej faktury.

To bardzo ważne narzędzia, które mają chronić przedsiębiorców przed konsekwencjami nadużyć. Uwaga: funkcje zgłoszenia i ukrycia nie są jeszcze dostępne. Ich uruchomienie przewidywane jest na początku 2026 roku, już po pełnym wdrożeniu KSeF.

Jak poinformować księgowego, że podejrzana faktura nie dotyczy Twojej firmy?

Pamiętaj, że niechciana faktura zostanie automatycznie zaczytana do programu księgowego. Dlatego musisz ustalić ze swoim biurem księgowym jasne zasady komunikacji:

Opcja 1: Komercyjny system do obsługi KSeF udostępniony przez biuro rachunkowe – Panel Klienta. Usługa daje możliwość:

•             przeglądania faktur,

•             oznaczania faktur (opisywania),

•             wskazania dokumentów do zaksięgowania lub odrzucenia,

 pobranych z systemu Krajowego Systemu e-Faktur.

Opcja 2: Komunikacja mailowa

Informujesz biuro rachunkowe mailowo, które faktury są prawidłowe, a które należy odrzucić.

Tu istotna jest jedna zasada: nie wolno księgować faktury, która nie dotyczy Twojej działalności gospodarczej.